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O Senado Federal implanta na próxima segunda-feira (4) o processo eletrônico de tramitação de documentos. A partir da próxima semana, toda a produção, tramitação e gestão de documentos será feita em meio digital, acabando de vez com o uso de papel na administração da Casa. Estima-se que o Senado fará uma economia anual de cerca de R$ 1,3 milhão, gasto hoje com papel, impressão e outros insumos.

Mais do que a economia em dinheiro, a expectativa é de grande economia também em tempo e burocracia, uma vez que o andamento de cada processo será instantâneo a cada etapa cumprida na tramitação. Além disso, será possível o acesso simultâneo em diferentes setores, facilitando as análises e despachos, como também acessos a processos de fora do Senado, por meio da internet.

— Tal providência nos permitirá mais redução de custos financeiros, aumento da segurança, preservação ambiental, maior celeridade na tramitação dos documentos e, principalmente, mais eficiência administrativa. É o que propusemos desde o início de nossa gestão na presidência do Senado. Fazer mais com menos — explicou o presidente do Senado, Renan Calheiros, no último dia 23, ao falar do novo sistema durante a abertura do seminário Brasil 100% Digital, promovido pelo Tribunal de Contas da União e pelo governo federal.

A diretora-geral, Ilana Trombka, afirmou que o Senado entra num novo momento com a extinção completa do consumo de papel nos processos administrativos, adotando assim uma postura mais sustentável, eficiente e controlada. Segundo ela, o Senado se inclui entre as organizações mais modernas do país.

— É importante frisar que esse trabalho foi feito com um custo mínimo, pois utilizamos apenas nossos próprios recursos, como o sistema Sigad [Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos do Senado Federal] e as certificações digitais, a partir de uma autoridade certificadora interna. Como disse o presidente Renan, estamos fazendo mais com menos, com eficiência e racionalidade no uso dos recursos públicos — assinalou.

Certificações digitais

A implementação do processo eletrônico no Senado teve início em abril de 2012 com o processo de aquisição do Sigad. Em agosto de 2013, o sistema foi implantado em sua primeira fase, a de tramitação dos processos.

— De agosto até agora, a adoção do Sigad reduziu em 55% a produção de processos na Casa e em 22% as etapas de tramitação de cada processo. Como exemplo, um processo de autorização de viagem e concessão de passagem dura de três a quatro semanas até sua conclusão. Com o processo eletrônico, esse mesmo processo tramitará em uma semana no máximo — afirmou Wênis de Almeida, coordenador de Arquivo da Secretaria de Gestão da Informação e Documentação (Sgidoc) e um dos responsáveis pela instalação do novo sistema.

Nesta nova etapa, os novos processos serão inteiramente digitais. Processos antigos terão a tramitação em papel encerrada e passarão para o meio digital, mantendo-se no meio físico apenas para consultas. A troca do papel pelo meio digital também exigiu que servidores efetivos e comissionados obtivessem uma assinatura eletrônica para as certificações do fluxo de documentos. Até a semana passada, 4,7 mil das 6 mil assinaturas digitais já haviam sido liberadas. Também foram capacitados mais de 1,5 mil servidores.

A próxima fase será a adoção dos formulários digitais e a expectativa é de que até o final deste ano a implantação do sistema esteja totalmente concluída.

Nesta segunda-feira (4), os departamentos envolvidos na implantação do processo eletrônico atuarão em esquema especial de atendimento aos servidores. Equipes de atendimento ao público por telefone ou por e-mail serão reforçadas e haverá equipes volantes circulando pelo Senado para tirar dúvidas e orientar os servidores sobre o uso do sistema.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)